Πως στέλονται τα αυτόματα emails; Τα emails στέλνονται αυτόματα από τα κεντρικά του server από την διεύθυνση info@yourwebsite.gr.
Πρέπει εγώ να κάνω κάτι για τα αυτόματα emails; Απολύτως τίποτα.
Πότε ο πελάτης μου λαμβάνει αυτόματο email ενημέρωσης;
- Όταν ο πελάτης σας κάνει οποιαδήποτε επιτυχημένη παραγγελία μέσω του eshop σας, δέχεται αυτόματο email ενημέρωσης άμεσα, ανάλογο του τρόπου πληρωμής που επέλεξε.
- Όταν αλλάζετε την κατάσταση μιας παραγγελίας μέσα από το admin, ο αντίστοιχος πελάτης σας δέχεται αυτόματο email επιτόπου.
1. Τι εννούμε “επιτυχημένη” και τι “αποτυχημένη” παραγγελία ;
Αποτυχημένες θεωρούνται μόνο οι παραγγελίες κατά τις οποίες ζητήθηκε στον πελάτη σας να σας πληρώσει επιτόπου την ώρα της παραγγελίας, και αυτός δεν το πραγματοποίησε. Άρα, η παραγγελία ναι μεν καταχωρείται στο σύστημα ώστε να γνωρίζετε ότι κάποιος την έκανε, αλλά ταυτόχρονα το σύστημα σας ειδοποιεί ότι η παραγγελία αυτή δεν ολοκληρώθηκε ποτέ οικονομικά, άρα είναι είτε “Αποτυχημένη” είτε “Εκκρεμεί Πληρωμή”.
Οι παραγγελίες που έχουν γίνει με επιλεγμένο τρόπο πληρωμής το “Αντικαταβολή” ή το “Τραπεζική κατάθεση” θα είναι πάντα επιτυχημένες. Γιατί η πληρωμή δεν γίνεται επιτόπου επομένως η παραγγελία ολοκληρώνεται, για τώρα, ως επιτυχημένη.
Οι παραγγελίες που γίνονται μέσω κάρτας ή paypal μπορούν να εμφανιστούν ως αποτυχημένες ή εκκρεμεί πληρωμή. Διαβάστε περισσότερα εδώ.
2. Όταν αλλάζω κατάσταση παραγγελίας στέλνετε αυτόματο email.
Οι καταστάσεις παραγγελιών οι οποίες εξαιρούνται, δηλαδή δεν στέλνεται αυτόματο email, είναι οι ακόλουθες :
- Αποτυχημένη
- Ακυρωμένη
- Εκκρεμεί πληρωμή
- Πρόχειρο
Οι καταστάσεις παραγγελιών στις οποίες στέλνετε αυτόματο email είναι οι ακόλουθες :
- Λήφθηκε (Αναμονή κατάθεσης)
- Λήφθηκε
- Στάλθηκε
Όλα τα σενάρια αναλαυτικά :
Παραγγελίες είτε με Αντικαταβολή, με πληρωμή με κάρτα, είτε Paypal
Με το που κάνει την παραγγελία ο πελάτης μέσα από το site σας , η κατάταση της παραγγελίας του στο σύστημα διαχείρισης μπαίνει αυτόματα σε “Λήφθηκε”. Ο πελάτης δέχεται αυτόματα το παρακάτω email:
Στο email, ακολουθούν τα στοιχεία παραγγελίας και στο τέλος το κειμενάκι “Θα σας ενημερώσουμε με το που η παραγγελία σας αποσταλεί.”.
Όταν η παραγγελία είναι έτοιμη και του την έχετε μόλις στείλει με την courier, μπαίνετε στο σύστημα διαχείρισης και αλλάζετε την κατάσταση της παραγγελίας σε “Στάλθηκε”. Την στιγμή ακριβώς της αλλαγής αυτής, ο πελάτης δέχεται αυτόματο email το παρακάτω :
Στο email, ακολουθούν τα στοιχεία παραγγελίας και στο τέλος το κειμενάκι “Ανυπομονούμε να παραλάβετε την παραγγελία σας!”.
ΑΡΑ, συνοψίζοντας στην πράξη :
Πόσα emails δέχτηκε ο πελάτης σύνολο : 2 (“Λάβαμε την παραγγ…” | “Η παραγγελία σας έχει αποσταλεί!”)
Πόσα βήματα/αλλαγές κατάστασης κάνατε εσείς χειροκίνητα : 1 (από “Λήφθηκε” σε “Στάλθηκε”)
2. Παραγγελίες με Τραπεζική Κατάθεση :
Με το που κάνει την παραγγελία ο πελάτης μέσα από το site σας , η κατάταση της παραγγελίας του στο σύστημα διαχείρισης μπαίνει αυτόματα σε “Λήφθηκε (Αναμονή κατάθεσης”). Ο πελάτης δέχεται αυτόματα το παρακάτω email:
Όταν με το καλό ο πελάτης κάνει την κατάθεση και λάβετε τα χρήματα, μπαίνετε στο σύστημα διαχείρισης και αλλάζετε την κατάσταση της παραγγελίας σε “Λήφθηκε”. Την στιγμή ακριβώς της αλλαγής αυτής, ο πελάτης δέχεται αυτόματο email το παρακάτω (είναι το ίδιο ακριβώς που λαμβάνει στο παράδειγμα αντικαταβολής/κάρτας) :
Στο email, ακολουθούν τα στοιχεία της τράπεζας σας και στο τέλος το κείμενο “Παρακαλούμε να μας αποστείλετε το καταθετήριο της τράπεζας με e-mail στο info@yourwebsite.gr. Στο καταθετήριο κρίνεται απαραίτητο να αναγράψετε ως αιτιολογία τον αριθμό της παραγγελίας σας.”
Όταν η παραγγελία είναι έτοιμη και του την έχετε μόλις στείλει με την courier, μπαίνετε στο σύστημα διαχείρισης και αλλάζετε την κατάσταση της παραγγελίας σε “Στάλθηκε”. Την στιγμή ακριβώς της αλλαγής αυτής, ο πελάτης δέχεται αυτόματο email το παρακάτω (ακριβώς ίδιο με της αντικαταβολής/κάρτας):
ΑΡΑ, συνοψίζοντας στην πράξη :
Πόσα emails δέχτηκε ο πελάτης σύνολο : 3 (“Αναμονή κατάθεσης”, “Λάβαμε την παραγγ…” | “Η παραγγελία σας έχει αποσταλεί!”)
Πόσα βήματα/αλλαγές κατάστασης κάνατε εσείς χειροκίνητα : 2 (από “Λήφθηκε(αναμονή πληρωμής)” σε “Λήφθηκε” σε “Στάλθηκε”)
Προσθήκη σημείωσης στην παραγγελία
Εισέλθετε στην παραγγελία που επιθυμείτε, όπου προς τα κάτω θα βρείτε το “Προσθήκη σημείωσης”. Επιλέγετε από το dropdown το “Σημείωση σε πελάτη”, γράφετε στο textarea αυτό που θέλετε να του πείτε, και τέλος πατάτε “Προσθήκη”. Προσοχή, δεν χρειάζεται κάποιο save έπειτα, η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί με το πάτημα του κουμπιού “Προσθήκη”.
Στέλνεται αυτόματο email στον πελάτη μου;
Εάν επιλέξετε να δημιουργήσετε μία σημείωση σε παραγγελία, τότε πρέπει να γνωρίζετε ότι ένα αυτόματο email αποστέλλεται ταυτόχρονα με το που πατήσετε το κουμπί “Προσθήκη”.
Το email που θα λάβει ο πελάτης σας θα είναι έτσι :
Η σημείωση σε παραγγελία είναι πολύ χρήσιμη και για τις παραγγελίες με “πληρωμή στο κατάστημα”. Ουσιαστικά μέσω της παραπάνω διαδικασίας, της σημείωσης, είναι ο τρόπος που ενημερώνετε τον πελάτη σας ότι η παραγγελία του είναι έτοιμη και να την παραλάβει. Δείτε αναλυτικά εδώ
